Alur Pengelolaan Diklat di Unit Vertikal Ditjen Perbendaharaan

Standar

Ditjen Perbendaharaan sebagai unit eselon I terbesar ketiga di Kementerian Keuangan memilki peranan vital dalam Penyaluran dana APBN. Fungsi ini seharusnya didukung dengan peningkatan kapasitas SDM baik dalam bentuk Soft competency maupun Hard competency. Bagian Pengembangan Pegawai yang merupakan unit eselon III di Kantor Pusat DJPBN mempunyai peranan penting dalam melakukan peningkatan kapasitas SDM. Upaya-upaya peningkatan ini diberikan dalam bnetuk pendidikan dan pelatihan (diklat), Beasiswa, Pembekalan, Bimbingan Teknis (Bimtek), Workshop dan sebagainya.

Unit Bagian Pengembangan Pegawai yang hanya ada di Kantor Pusat DJPBN perlu melakukan koordinasi dan kerjasama kepada unit pengelola SDM di kantor vertikal sehingga peningkatan SDM dapat terlaksana secara masif dan merata. Hal ini sudah dilakukan dalam bentuk pengelolaan diklat yang dilaksanakan di Daerah, dalam hal ini di Balai Diklat Keuangan (BDK) BPPK. Kantor-kantor vertikal DJPBN yang satu wilayah dengan BDK ditunjuk sebagai Panitia Lokal yang berfungsi untuk melakukan monitoring dan penyelesaian administrasi keuangan peserta Diklat.

Kalo di runut dari awal, asal-muasal diklat di daerah yang dilaksanakan di BDK sebagai berikut:

  1. BDK mengirimkan surat permintaan peserta ke Sekretariat DJPBN dg tembusan Kepala Kanwil DJPBN yang merupakan wilayah kerjanya.
  2. Sekretariat DJPBN c.q. Bag. PP, meneruskan surat permintaan peserta kepada Kepala Kanwil DJPBN yang merupakan wilayah operasional dari BDK dimaksud sekaligus meminta menugaskan pegawai mengikuti diklat dengan tembusan Kepala BDK.
  3. Kakanwil DJPBN bisa langsung menunjuk peserta atau meneruskan ke unit KPPN di wilayah kerjanya.
  4. Kakanwil menyampaikan daftar nama peserta dalam bentuk Surat maupun penugasan dalam bentuk Surat Tugas ke Sekretariat DJPBN dengan tembusan Kepala KPPN yang terkait.
  5. Sekretariat DJPBN meneruskan daftar nama peserta ke BDK dengan tembusan Kakanwil DJPBN.
  6. BDK Melakukan Panggilan peserta yang dikirimkan ke Sekretariat DJPBN dengan tembusan Kakanwil DJPBN, surat dari BDK sekaligus sebagai dasar pemanggilan peserta sehingga Sekretariat DJPBN tidak perlu lagi menerbitkan Surat Pemanggilan peserta diklat.
  7. Peserta berangkat ke lokasi pada H-1.

Daftar ditas merupakan alur permintaan peserta diklat s.d. pemanggilan peserta.

Di bawah ini akan diuraikan alur tugas panitia Lokal sebagai berikut:

  1. BDK mengirimkan surat permintaan peserta ke Sekretariat DJPBN dg tembusan Kepala Kanwil DJPBN yang merupakan wilayah kerjanya.
  2. Sekretariat DJPBN c.q. Bag. PP menerbitkan surat pembentukan Panitia Lokal kepada Kakanwil DJPBN/Kepala KPPN yang sewilayah dengan BDK dengan menunjuk Kabu, Kasubag Kepeg & Bend menjadi Panitia Lokal (untuk Kanwil) atau Kepala Kantor, Kasubbag Umum & Bend Menjadi Panitia Lokal (Untuk KPPN).
  3. Dalam surat Sekretaris DJPBN dilampirkan uraian Tugas Panitia Lokal Ssbb:

No

Tanggal

Kegiatan

1

H-1

  1. Mengarahkan peserta ke lokasi untuk   registrasi
  2. Menghimpun dan memverifikasi   bukti-bukti dan daftar rincian pengeluaran riil perjalanan dinas peserta.
2

Hari Awal Diklat

  1. Menghimpun dan memverifikasi   bukti-bukti dan daftar rincian pengeluaran riil perjalanan dinas peserta yang   belum terkumpul pada hari sebelumnya.
  2. Membuat daftar nominatif sementara   (daftar Biaya Perjalanan Dinas dan Daftar Uang Saku Peserta) yang   ditandatangani oleh Kepala Bagian Umum dan bendahara.
  3. Melakukan scanning terhadap   berkas di atas serta daftar hadir peserta   di hari pertama dan dikirimkan softcopy-nya   melalui alamat email ke program.diklat.djpbn@gmail.com cc email-PIC (dengan format judul: Diklat xxx di BDK xxx Tahun xxxx)
  4. Meminta tandatangan pejabat (nama,   NIP dan Jabatan) dan cap BDK setempat pada lembar SPPD peserta.
  5. Berkas-berkas asli tersebut diatas   dikirimkan kepada Sekretaris Ditjen Perbendaharaan c.q. Bagian Pengembangan   Pegawai yang beralamat Gedung Prijadi Parptosuhardjo I Lt. 1 Jalan Lapangan   Banteng Timur No. 2 Jakarta Pusat 10710 melalui sarana tercepat dan teraman.
3

Hari Terakhir Diklat

  1. Mencetak daftar nominatif definitif sebanyak   2 (dua) rangkap (file softcopy   dalam format excel dikirim oleh Bagian Pengembangan Pegawai melalui email).
  2. Membayarkan uang perjalanan dinas dan   uang saku  peserta dengan meminta tanda   tangan/tanda terima peserta pada daftar nominatif yang definitif.
  3. Melakukan scanning terhadap daftar   nominatif yang telah ditandatangani dan mengirimkan softcopy-nya melalui   alamat email diatas serta mengirimkan berkas aslinya ke Bagian Pengembangan   Pegawai dengan alamat kantor diatas.
  4. Membuat laporan monitoring dan evaluasi   disertai lampiran rekap daftar hadir dan surat keterangan ketidakhadiran   peserta pada pelaksanaan diklat.
  5. Berkas tersebut diatas dikirimkan   kepada Sekretaris Ditjen Perbendaharaan c.q. Bagian Pengembangan Pegawai   melalui sarana tercepat dan teraman

Catatan: kegiatan pada poin 1 dan 2 dapat dilakukan lebih   cepat dari jadwal apabila dana sudah di transfer dari Kantor Pusat Ditjen   Perbendaharaan kepada Bendahara Kantor.

Hanya 2 KPPN yang menjadi Panitia Lokal dikarenakan satu wilayah dengan BDK, yaitu KPPN Balikpapan dan KPPN Malang. Sedangkan untuk Panitia lokal yang sewilayah dengan BDK Cimahi ditunjuk Kanwil DJPBN Jawa barat.

Dari uraian tugas diatas, Panitia Lokal sangat berperan dalam proses penyelesaian administrasi Keuangan peserta Diklat, apabila salah satu proses terhambat berdampak pada pembayaran keuangan peserta diklat.

Semoga catatan ini bisa dipahami dan dimengerti oleh rekan-rekan DJPBN atau pihak-pihak yang berkepentingan dan kita dapat memberikan layanan yang terbaik buat semua. Amin

Silahkan komen, saran & kritik rekan2 guna meningkatkan pelayanan kami demi kebaikan Organisasi tercinta ini.

12 responses »

  1. pada kenyataan nya bro, pembayaran uang perjalanan dinas peserta banyak yang dilakukan lebih dari 2 bulan sejak hari terakhir diklat dilaksanakan. itu gimana donk?? padahal untuk beli tiket ke dan dari tempat diklat harus ngutang dl.

  2. Perlu diketahui, sistem ini baru berlaku Tahun 2012. InsyaAllah Kalo semua pihak melaksanakan peran & tugas akan berjalan lancar. Untuk dikatahui. kalo pelaksanaan diklatnya kurang dari seminggu biasanya menggunakan UP, namun dana UP Kantor Pusat sangatlah terbatas karena sharing dg Bag/Dit lainnya, tetapi kalo diklat lebih seminggu akan diupayakan LS asalkan berkas2 sdh lengkap kita terima. Demikian yg bisa kami sampaikan.
    Terimakasih atas komentarnya

  3. Sekedar masukan saja, kayaknya perlu diperluas lagi pembagian tugas atau kewenangan pengembangan SDM (bukan hanya sekedar panitia lokal saja), tapi betul2 berperan dari mulai perencanaan sampai pertanggungjawabannnya, tentunya koordinasi tetap dengan pusat. Dan mungkin bukan hanya dengan BDK aja tapi bisa berupa pelatihan dengan pihak luar (non diklat).

  4. Wacana kearah situ sudah ada Pak. Kita sdh Buat ToT Aplikasi Perkantoran agar memperdayakan potensi pegawai Kanwil untuk mengajarkan kembali apa yg didapatkan selama diklat. Terakhir kita juga sdh mewacanakan untuk membuat PJ diklat yg se regional dg BDK tapi baru sebatas melakukan administrasi proses diklat, sehingga Kantor Pusat hanya melakukan monitoring & evaluasi saja. Bahkan kita sudah mengarahkan kalo dana SPPD untuk diklat langsung diberikan Kepada Kantor ybs atau Kepada Kanwil/KPPN yg mjd PJ diklat tentunya seregional dg BDK. Doakan kami sehingga melakukan inovasi & pengembangan terus menerus guna kebaikan kita bersama.

  5. Sebelumnya maaf, saya masih belum jelas …. peranan BDK sebagai apa …? .. sbagai penyelenggara atau hanya ‘event organizer” ….? …. terima kasih

  6. Saya sendiri masih bingung peranana BDK sebagai penyelenggara atau EO, dikarenakan domaian diklat ditentukan oleh Pusdiklat terkait (Unit Es II BPPK) sedangkan Dana menggunakan DIPA BDK, tetapi kadang2 menggunakan SKPA.

  7. Pengalaman beberapa kali diundang sebagai narasumber, BDK lebih banyak sebagai EO. Hal ini diperkuat lagi dengan : 1) narasumber-narasumber banyak yang dari luar BDK (praktisi di unit-unit teknis). 2) kekurangan sumber di BDK, 3) ‘Keluhan’ dari peserta yang menyatakan bahwa ‘materi’ yang disampaikan oleh narasumber dari BDK tidak uptodate. Tentunya akan lebih baik jika BDK sebagai ‘sumber ilmu’ yang bisa menjadi rujukan (bukan hanya sebagai EO), bukan hanya dari unit teknis, tapi juga satker satker (lingkup kemenkeu maupun di luar) yang ingin ‘memperdalam’ ilmu ….

  8. klo gt tolong bantu teman ane bro. diklat di BDK Manado akhir april kemrn sampe skr blm jg dibayar SPPD nya.

  9. syukurlah jika sudah ada pendelegasian tugas, karena SDM di kanwil berlimpah dan bisa banget diberdayakan.. di BDK denpasar kan juga satu kota dg kanwilnya Mas..

  10. Terimakasih atas masukannya. Semoga masukan bapak bisa didenger oleh pihak BPPK yang merupakan Unit tertinggi dari BDK.
    Hal ini bisa terjadi karena terbatasnya Widyaiswara yang ada d BDK, Widyaiswara lebih banyak di Pusdiklat-pusdiklat.

  11. Akan kami bantu sebaik mungkin, mohon juga bantuan bapak untuk memberikan informasi yang lebih lengkap & akurat untuk memudahkan proses penelusuran. Wassalam

  12. betul sekali mas, saya berprinsip semua orang bisa kerja, tinggal memotivasi saja agar lebih giat & teliti. Peranan Kanwil saat ini juga sangat vital dikarenakan akan ada tugas tambahan dari DJA & DJPK. Mudah2an pengembangan SDM trus menerus dilakukan sehingga SDM kita meningkat kompetensinya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s